Gizlilik Politikası

Hesap bilgilerinizi (ad, e-posta), kliniğinizin ayarlarını, ajan yapılandırmalarını ve ajanınızın aldığı çağrılara ait arayan bilgilerini (ad, telefon, e-posta), çağrı transkriptlerini, çağrı kayıtlarını (etkinleştirdiyseniz) ve randevu kayıtlarını işleriz.

Kliniğiniz sağlık hizmeti verdiği için, arayanların paylaştığı bilgiler özel nitelikli kişisel veri (sağlık verisi) sayılabilir. Bu verilerin işlenmesinden ve arayanlara KVKK kapsamında aydınlatma yapılmasından veri sorumlusu sıfatıyla siz (klinik) sorumlusunuz; biz veri işleyen sıfatıyla sadece sizin talimatlarınız doğrultusunda işleriz. Arama başında okutmak üzere kendi aydınlatma metninizi ajan talimatlarınıza ekleyebilirsiniz.

Verileri yalnızca hizmeti sunmak (çağrıları yanıtlamak, randevu almak, panelinizde göstermek), hizmeti iyileştirmek ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için kullanırız. Verilerinizi satmayız.

Hesap ve klinik verilerinizi sizinle yaptığımız sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c), hukuki yükümlülüklerimiz (md. 5/2-ç) ve hizmetin güvenliği ile iyileştirilmesine ilişkin meşru menfaatimiz (md. 5/2-f) kapsamında işleriz. Demo talep formundaki bilgileri, talebiniz üzerine size dönüş yapmak için işleriz (md. 5/2-c). Arayanların verileri bakımından hukuki sebep ve gerektiğinde açık rıza, veri sorumlusu olan kliniğin sorumluluğundadır.

Hizmeti çalıştırmak için kullandığımız alt işleyicilerle (telefon/ses altyapısı, büyük dil modeli sağlayıcısı, takvim entegrasyonu, veritabanı barındırma, SMS/WhatsApp ve e-posta bildirimleri) sınırlı ölçüde veri paylaşırız. Kendi CRM entegrasyonunuzu (ör. bir webhook) etkinleştirirseniz, çağrı verileri sizin belirttiğiniz o adrese de gönderilir.

Ses altyapısı, büyük dil modeli ve veritabanı barındırma sağlayıcılarının sunucuları yurt dışında bulunduğundan, hesap ve çağrı verileri yurt dışına aktarılır.

Çağrı ses kayıtları 3 ay sonra, transkriptler, özetler ve arayanın adı ile telefonu 12 ay sonra otomatik olarak silinir; raporlar için yalnızca kişiyle ilişkilendirilemeyen istatistikler (tarih, süre, sonuç) kalır. Geri arama formu kayıtları da 12 ay sonra silinir. Panel kullanım kayıtları (hangi panel sayfasının hangi gün açıldığı) 6 ay sonra silinir. Randevu kayıtları, kliniğin takvimi için hesap kapanana kadar tutulur. Hesap kapandığında kalan veriler 30 gün içinde iade edilir veya silinir.

KVKK md. 11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK md. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi info@randevoxai.com adresine e-postayla iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlarız. Bir kliniğin arayanıysanız, talebinizi veri sorumlusu olan o kliniğe iletmeniz gerekir; bize ulaşırsa kliniğe yönlendiririz.

Verileriniz erişim kontrolü ve şifreli bağlantılar (HTTPS) ile korunur. Hiçbir sistem %100 güvenli değildir; bir ihlal durumunda yasal yükümlülüklerimiz doğrultusunda bilgilendirme yaparız.

Teknik destek gerektiğinde ve yalnızca sorunu gidermek amacıyla Randevox ekibi kliniğinizin paneline erişebilir. Bu erişim sırasında panelde "Destek modu" uyarısı görünür ve her erişim tarih ve saatiyle kayıt altına alınır.